Cách dùng AI viết email marketing và những gì cần kiểm tra trước khi gửi

Từ bản mô tả đến lần gửi đã duyệt#

1. 1

   Viết bản mô tả năm dòng

   Nêu mục tiêu, tệp người nhận, ưu đãi kèm điều kiện chính xác, một sản phẩm hoặc câu chuyện cần làm nổi bật, và những gì không được xuất hiện. Một bản mô tả ngắn như vậy chỉ mất hai phút và giúp bạn tránh phần lớn các lần viết lại.

2. 2

   Yêu cầu một bản nháp và các phương án

   Yêu cầu một email hoàn chỉnh cùng ba dòng tiêu đề và hai câu mở đầu theo những hướng khác nhau. Các phương án cho bạn thấy những lựa chọn bạn sẽ không tự viết ra, và bạn giữ lại phương án phù hợp.

3. 3

   Chỉnh sửa bằng lời lẽ đơn giản

   Trả lời bằng các thay đổi cụ thể: “Rút phần mở đầu còn một câu”, “Dùng tên chất liệu, đừng viết ‘chất liệu cao cấp’”. Mỗi lượt chỉ nên thay đổi một điều để bạn thấy được điểm nào đã tốt hơn.

4. 4

   Kiểm tra dữ kiện và tuyên bố

   Đối chiếu mọi mức giá, ngày tháng, mã giảm giá, chi tiết sản phẩm và tuyên bố với cửa hàng của bạn. Mô hình viết những gì nghe có vẻ hợp lý, không phải những gì có trong hệ thống tồn kho của bạn.

5. 5

   Xem trước và gửi thử

   Xem email trên điện thoại và máy tính, rồi gửi một email thử cho chính mình. Đọc dòng tiêu đề, preheader và phần chân email như một người nhận.

6. 6

   Duyệt lần gửi

   Xác nhận tệp người nhận là những người đã đồng ý nhận tin từ bạn, rồi gửi hoặc lên lịch. Với một connector như Tellnod, đây là thẻ xác nhận mà chỉ bạn mới có thể bấm.

AI làm tốt những gì trong email marketing#

Các mô hình ngôn ngữ làm rất nhanh những phần của email marketing chủ yếu là viết. Với một shop nhỏ không có người viết nội dung, phần đó chiếm phần lớn số giờ một chiến dịch cần. Mô hình yếu hơn ở mọi chỗ mà câu trả lời nằm trong dữ liệu của chính bạn: lượng hàng tồn, giá thực tế, ai đã đồng ý nhận tin và khách hàng đã mua gì.

Một cách phân chia hợp lý: để trợ lý đưa ra các phương án và viết lại, còn các quyết định (ưu đãi gì, gửi cho ai, và có gửi đi hay không) thuộc về con người.

Những chỗ con người phải kiểm tra#

Chính hướng dẫn của Anthropic cho biết Claude có thể tạo ra văn bản sai sự thật, và các thông tin quan trọng luôn cần được xác minh ^S2. ChatGPT cũng hoạt động theo cách tương tự. Trong một email marketing, một chi tiết bịa ra là một lời hứa với khách hàng, nên năm điều sau luôn cần con người xem lại.

• Dữ kiện và giá. Mô hình lấp chỗ trống bằng những chi tiết nghe hợp lý: một mức giảm giá nghe có vẻ đúng, một cam kết giao hàng, một trọng lượng vải. Hãy dán số liệu thật vào bản mô tả và đối chiếu bản nháp với chúng.
• Tuyên bố. Tại Mỹ, FTC yêu cầu quảng cáo phải trung thực và không gây hiểu lầm, với bằng chứng cho tuyên bố có sẵn trước khi quảng cáo được chạy ^S3. “Chiếc áo len ấm nhất chúng tôi từng làm” cần có cơ sở; “100% merino” cần phải đúng sự thật.
• Dòng tiêu đề. CAN-SPAM cấm dòng tiêu đề gây hiểu lầm ^S4, và hướng dẫn dành cho người gửi của Google nêu rõ tiêu đề và tên hiển thị phải thể hiện chính xác người gửi và nội dung, không dùng “Re:” hoặc “Fwd:” trừ khi đó thực sự là thư trả lời hoặc chuyển tiếp ^S5.
• Sự đồng ý. Mô hình có thể gợi ý tệp người nhận; nó không thể biết ai đã đồng ý nhận tin từ bạn. Chỉ gửi cho những liên hệ có hồ sơ đồng ý. Xem luật về sự đồng ý trong email marketing.
• Giọng thương hiệu. Bản nháp có xu hướng trôi về một giọng chung chung. Hãy đọc to email; nếu nó có thể đến từ bất kỳ shop nào, nó cần thêm các chi tiết của bạn.

FTC nêu rõ doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về email marketing của mình ngay cả khi một công ty khác gửi nó ^S4. Logic tương tự áp dụng cho bản nháp do AI viết: người gửi chịu trách nhiệm về nội dung.

Cung cấp bối cảnh thương hiệu cho mô hình#

Anthropic khuyên hãy đối xử với Claude như một nhân viên mới có năng lực nhưng chưa nắm các quy chuẩn của bạn, và giải thích lý do đằng sau mỗi chỉ dẫn, vì mô hình khái quát hóa từ lời giải thích ^S1. Với email, bối cảnh đó là một bản mô tả thương hiệu bạn viết một lần và dán vào đầu mỗi cuộc trò chuyện, hoặc lưu ở nơi ứng dụng AI của bạn giữ các chỉ dẫn cố định.

• Bạn là ai trong một câu, và ai mua hàng của bạn.
• Ba từ mô tả giọng văn của bạn, và ba kiểu giọng nó không bao giờ được giống.
• Những từ bạn dùng và những từ bạn tránh (ví dụ “đồ len” thay vì “hàng may mặc”).
• Các điều kiện cố định: ngưỡng miễn phí vận chuyển, thời hạn đổi trả, cách bạn áp dụng giảm giá.
• Hai email cũ đã hiệu quả, dán nguyên văn làm ví dụ.

Ví dụ một bản mô tả

“Chúng tôi là Ninefold, một thương hiệu thời trang nhỏ bán đồ len, áo khoác và đồ basic online. Khách hàng phần lớn từ 28 đến 45 tuổi, mỗi năm mua vài món chất lượng, và quan tâm đến chất liệu và độ vừa vặn. Giọng văn: giản dị, ấm áp, cụ thể. Không bao giờ: thổi phồng, dấu chấm than, ‘phải có’, ‘nâng tầm’. Chúng tôi nói ‘đồ len’, không nói ‘hàng may mặc’. Miễn phí vận chuyển cho đơn từ 120 US$, đổi trả trong 30 ngày. Chúng tôi có hai đợt sale mỗi năm và không tạo cảm giác gấp gáp giả tạo. Dưới đây là hai email khách hàng của chúng tôi đã thích.”

Ví dụ có sức nặng hơn tính từ. Anthropic khuyến nghị đưa vài ví dụ liên quan và đa dạng như một trong những cách đáng tin cậy nhất để định hướng giọng văn và cấu trúc ^S1; hướng dẫn viết prompt của OpenAI cũng khuyên nên đưa ví dụ và bối cảnh mà mô hình cần ^S6.

Cách tránh nội dung AI chung chung#

Nội dung chung chung đến từ đầu vào chung chung. Khi bản mô tả chỉ ghi “viết một email về bộ sưu tập mới của chúng tôi”, mô hình không có gì để dựa vào ngoài mức trung bình của mọi email giới thiệu bộ sưu tập mới mà nó từng thấy. Những thói quen sau khắc phục phần lớn vấn đề.

• Đưa một chi tiết cụ thể cho mỗi email. Loại sợi, xưởng dệt, lý do một chiếc áo khoác có khóa kéo hai chiều. Mô hình sẽ xây dựng nội dung quanh chi tiết đó.
• Nêu tên những cụm từ cần tránh. Liệt kê các câu mở đầu và từ ngữ bạn không bao giờ muốn dùng (“Trong một thế giới mà”, “nâng tầm tủ đồ của bạn”). Giải thích lý do: khách hàng của bạn sẽ lướt qua chúng.
• Yêu cầu một ý tưởng, không phải năm. Một email giới thiệu một sản phẩm và một lý do để nhấp sẽ đọc như do con người viết.
• Cắt câu mở đầu. Bản nháp thường mất một câu để khởi động trước khi nói điều gì. Hãy yêu cầu mô hình bắt đầu ngay bằng tin chính.
• Tự viết lời kêu gọi hành động. “Mua áo khoác Harbor” rõ ràng hơn “Khám phá thêm”.
• Lưu một kho mẫu. Lưu lại các bản nháp bạn đã gửi và những chỉnh sửa bạn đã làm; lần sau hãy dán chúng vào làm ví dụ.

Riêng về dòng tiêu đề, xem dòng tiêu đề email cho thương mại điện tử, và các yêu cầu soạn sẵn trong prompt ChatGPT cho email marketing.

Danh sách kiểm tra trước khi gửi#

• Mọi mức giá, mã giảm giá, ngày và giờ kết thúc khớp với cửa hàng.
• Mọi sản phẩm được nhắc đến đều có thật, đúng size và màu đã nêu.
• Các liên kết dẫn đến đúng trang và có gắn thẻ UTM nếu bạn dùng.
• Các tuyên bố là đúng và bạn có thể chứng minh (chất liệu, xuất xứ, “bán chạy nhất”).
• Dòng tiêu đề và preheader mô tả đúng nội dung bên trong, không có “Re:” giả hay sự gấp gáp sai sự thật.
• Merge tag có giá trị dự phòng, để không ai nhận được “Chào ,”.
• Tệp người nhận là những người đã đăng ký nhận tin, đã loại các địa chỉ hủy đăng ký và bị trả về.
• Chân email có địa chỉ bưu chính của bạn và một liên kết hủy đăng ký hoạt động được ^S4. Công cụ kiểm tra chân email có thể xác nhận cả hai.
• Bạn đã đọc email trên điện thoại và đã gửi một email thử cho chính mình.

Trợ lý chỉ soạn nháp so với trợ lý kết nối với danh sách của bạn#

Riêng Claude hoặc ChatGPT chỉ viết văn bản. Sau đó bạn sao chép nó vào một nền tảng email, dựng lại bố cục, chọn tệp người nhận ở đó và gửi. Với một connector MCP, trợ lý có thể làm việc trực tiếp với công cụ email: nó đọc danh sách của bạn, hiển thị email thật và chuẩn bị lần gửi, trong khi quyền phê duyệt vẫn thuộc về bạn.

Khi đã kết nối Tellnod, cùng một bản mô tả sẽ trở thành một phiên làm việc. Bạn có thể gõ: “Soạn email gửi khách đã mua đồ len mùa đông năm ngoái về mẫu áo len cổ tròn merino mới, không giảm giá, dẫn link đến trang đồ len.” Trợ lý soạn email và hiển thị thẻ xem trước; bạn yêu cầu chỉnh sửa bằng lời; bạn yêu cầu gửi thử; sau đó nó chuẩn bị lần gửi và thẻ xác nhận cho thấy ai sẽ nhận, ai bị loại trừ và lý do. Trợ lý không thể bấm Confirm, và một lần gửi đã lên lịch có thể được hủy cho đến khi được gửi đi.

Các bước kiểm tra ở trên vẫn áp dụng: Tellnod thêm liên kết hủy đăng ký, địa chỉ bưu chính và xử lý sự đồng ý, nhưng bạn vẫn phải xác minh dữ kiện trong nội dung. Các bước thiết lập có trong hướng dẫn cho Claude và ChatGPT, hoặc bắt đầu từ trang kết nối. Tellnod miễn phí cho tối đa 500 liên hệ và 2.000 email mỗi tháng; xem bảng giá.

Câu hỏi thường gặp#