Yêu cầu người gửi của Gmail và Yahoo: shop nhỏ cần làm gì

Các nhà cung cấp hộp thư hiện yêu cầu gì#

Từ tháng 2/2024, Gmail và Yahoo đã áp dụng các quy định thành văn cho bất kỳ ai gửi email đến họ, với quy định nghiêm ngặt hơn cho người gửi số lượng lớn ^S1S4. Microsoft công bố quy định tương tự cho địa chỉ cá nhân của Outlook vào năm 2025 ^S5. Ba nhà cung cấp này chiếm phần lớn các hộp thư mà một cửa hàng online thông thường gửi đến, nên các quy định này quyết định một chiến dịch được gửi đến hộp thư, bị đưa vào thư mục spam hay bị từ chối.

Các quy định chia thành bốn nhóm: chứng minh email thật sự do bạn gửi (xác thực), giúp người nhận rời đi dễ dàng (hủy đăng ký), giữ số khiếu nại ở mức thấp (tỷ lệ spam), và vận hành máy chủ email đúng kỹ thuật (DNS, mã hóa và định dạng thư). Các phần dưới đây lần lượt đi qua từng nhóm, rồi tổng hợp thành một checklist bạn có thể hoàn thành trong một buổi chiều.

Trang này trình bày quy định của các nhà cung cấp. Để có phần giới thiệu dễ hiểu về khả năng vào hộp thư nói chung, hãy bắt đầu với kiến thức cơ bản về khả năng vào hộp thư.

Ai được xem là bulk sender#

Gmail xem bạn là người gửi hàng loạt (bulk sender) khi bạn gửi gần 5.000 email trở lên đến tài khoản Gmail cá nhân trong vòng 24 giờ. Email từ cùng một tên miền chính được tính chung, và trạng thái này là vĩnh viễn: gửi ít hơn sau đó cũng không xóa được nó ^S2.

Yahoo mô tả bulk sender là người gửi một lượng email đáng kể và cố ý không công bố ngưỡng cụ thể ^S4. Quy định của Yahoo áp dụng cho mọi thương hiệu email cá nhân mà Yahoo Mail lưu trữ, bao gồm AOL ^S4. Ngưỡng của Microsoft là từ 5.000 email trở lên gửi đến các địa chỉ Outlook.com, Hotmail, Live.com và MSN với cùng một tên miền From ^S6.

Quy định về tên miền chính rất quan trọng với các shop. Giả sử Ninefold, một thương hiệu đồ len nhỏ, có 9.000 người đăng ký, một nửa dùng Gmail, và cũng gửi xác nhận đơn hàng từ cùng tên miền đó. Một cuối tuần Black Friday bận rộn có thể đẩy tổng số email gửi đến Gmail trong ngày lên gần 5.000, và từ đó Ninefold trở thành bulk sender mãi mãi. Vì Yahoo không đặt ra con số nào, cách an toàn nhất là đáp ứng quy định dành cho bulk sender ngay từ chiến dịch đầu tiên.

Xác thực: SPF, DKIM và DMARC#

Gmail yêu cầu mọi người gửi công bố SPF hoặc DKIM cho tên miền gửi, và bulk sender phải công bố cả hai ^S1. Khóa DKIM phải dài ít nhất 1024 bit đối với tài khoản Gmail cá nhân; Google khuyến nghị 2048 bit nếu nhà cung cấp DNS của bạn hỗ trợ ^S1. Yahoo cũng phân chia như vậy: SPF hoặc DKIM cho mọi người gửi, cả hai cho bulk sender ^S3.

Bulk sender cũng cần một bản ghi DMARC. Gmail, Yahoo và Microsoft đều chấp nhận chính sách p=none, nên bạn có thể bắt đầu ở chế độ giám sát ^S1S3S6. Điều cả ba cùng bắt buộc là căn chỉnh (alignment): tên miền trong địa chỉ From hiển thị phải khớp với tên miền đã vượt qua SPF hoặc DKIM. Gửi từ hello@ninefold.com qua một nhà cung cấp chỉ ký bằng tên miền của chính họ sẽ vượt qua DKIM nhưng không vượt qua DMARC.

Yahoo đặc biệt khuyến nghị thêm thẻ rua vào bản ghi DMARC để báo cáo tổng hợp được gửi về cho bạn ^S3. Các báo cáo này cho biết những dịch vụ nào đang gửi email dưới tên bạn, rất hữu ích trước khi bạn siết chặt chính sách. Về cú pháp bản ghi, xem giải thích SPF, DKIM và DMARC và cách thiết lập DMARC.

Hủy đăng ký một lần nhấp và quy tắc hai ngày#

Bulk sender phải hỗ trợ hủy đăng ký một lần nhấp cho email marketing và email theo đăng ký, đồng thời hiển thị rõ liên kết hủy đăng ký trong nội dung email ^S1S3. Email giao dịch như xác nhận đơn hàng và đặt lại mật khẩu được miễn ^S2. Gmail cho người gửi thời hạn đến ngày 1/6/2024 để bổ sung tính năng này, và Yahoo bắt đầu áp dụng trong cùng tháng đó ^S2S4.

Hủy đăng ký một lần nhấp được định nghĩa trong RFC 8058. Mỗi email mang một header List-Unsubscribe với địa chỉ HTTPS và một header thứ hai, List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click. Cả hai header phải được bao phủ bởi một chữ ký DKIM hợp lệ, và việc hủy đăng ký phải hoàn tất chỉ bằng một yêu cầu POST, không qua trang xác nhận ^S7. Yahoo rất khuyến khích dùng phương thức POST và vẫn chấp nhận địa chỉ mailto ^S3.

Sau đó, yêu cầu phải có hiệu lực nhanh chóng. Yahoo yêu cầu xử lý hủy đăng ký trong vòng hai ngày ^S3. Gmail khuyến nghị 48 giờ và liệt kê việc xử lý chậm hơn là một vấn đề của người gửi mà họ kiểm tra ^S2S8.

Ngưỡng tỷ lệ spam và yêu cầu kỹ thuật cơ bản#

Tỷ lệ khiếu nại spam là tỷ lệ email đã gửi đến bị người nhận đánh dấu là spam. Cả Gmail và Yahoo đều yêu cầu tỷ lệ này dưới 0,3% ^S1S3. Gmail bổ sung một mục tiêu vận hành: giữ dưới 0,10% và tránh để chạm mức 0,30% ^S1. Gmail tính tỷ lệ này trên số email được đưa vào hộp thư đến, nên nó có thể tăng ngay cả khi tổng số lượng gửi nhỏ ^S8.

Những quy định còn lại thường do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn xử lý chứ không phải bạn, nhưng vẫn đáng để kiểm tra:

• DNS thuận và ngược hợp lệ (bản ghi PTR) cho các địa chỉ IP gửi ^S1S3.
• Mã hóa TLS khi truyền email, bắt buộc với Gmail từ tháng 12/2023 ^S1.
• Email được định dạng theo RFC 5322, và không có header From giả mạo Gmail ^S1.

Việc thực thi đã được siết chặt như thế nào#

Microsoft hiện ghi nhận việc từ chối đối với các tên miền không đáp ứng quy định, trả về lỗi 550 5.7.515 kèm thông báo rằng tên miền gửi không đạt mức xác thực bắt buộc ^S6. Trên thực tế, người gửi bỏ qua các quy định không còn chỉ thấy tỷ lệ mở thấp hơn; một số email bị từ chối hoàn toàn.

Checklist cho một shop nhỏ#

Để biết Gmail đánh giá tên miền của bạn như thế nào, hãy thêm tên miền vào Google Postmaster Tools. Bảng Compliance status đánh dấu từng yêu cầu là đã tuân thủ (compliant), cần cải thiện (needs work) hoặc không có dữ liệu (no data found) ^S8. Người gửi số lượng nhỏ thường không có dữ liệu, điều này là bình thường.

Đáp ứng các yêu cầu với Tellnod trong Claude hoặc ChatGPT#

Tellnod là một connector MCP giúp shop viết, xem trước và gửi email ngay từ Claude hoặc ChatGPT. Phần lớn checklist đã được xử lý trước khi một chiến dịch có thể được gửi đi:

• Yêu cầu “Thiết lập ninefold.com làm tên miền gửi của tôi”. Tellnod trả về các bản ghi SPF, DKIM và DMARC cần thêm và kiểm tra giúp bạn. Trong lúc chờ xác minh, bạn có thể gửi từ một địa chỉ mang tên shop trên tên miền dùng chung của Tellnod, chẳng hạn hello@ninefold.tellnodmail.com, với tối đa 500 người nhận mỗi chiến dịch và 1.000 email mỗi tháng.
• Yêu cầu “Cho tôi xem kết quả chiến dịch tuần trước”. Thẻ kết quả liệt kê số email đã gửi đến, lượt mở, lượt nhấp, lượt hủy đăng ký và email bị trả về, nên mọi sự gia tăng về hủy đăng ký hay email bị trả về đều hiện rõ ngay sau khi gửi.
• Mỗi chiến dịch đều có header hủy đăng ký một lần nhấp, liên kết hủy đăng ký hiển thị và địa chỉ bưu chính của bạn, và các liên hệ đã hủy đăng ký hoặc bị trả về được loại khỏi mọi tệp người nhận.
• Tài khoản mới tăng dần lượng gửi, và việc gửi tự động tạm dừng nếu tỷ lệ khiếu nại vượt quá 0,1%.

Trước khi bất cứ thứ gì được gửi đi, bạn xem email thật trên máy tính và điện thoại, rồi một thẻ xác nhận với tệp người nhận, các trường hợp bị loại trừ và thời gian gửi. AI có thể chuẩn bị một lần gửi nhưng không thể xác nhận nó; bạn duyệt từng lần gửi trên thẻ xác nhận. Hướng dẫn thiết lập có trên trang kết nối, và các gói bắt đầu từ miễn phí trên trang bảng giá.

Câu hỏi thường gặp#